CRM para fundos de precatório: o que exigir antes de contratar

Um CRM para fundos de precatório precisa fazer três coisas que um CRM de vendas comum não faz sozinho: conhecer os dados do precatório (processo, tribunal, LOA, natureza, ente devedor), recortar o acesso por broker e medir o funil em valor de face. Antes de contratar, vale testar qualquer fornecedor com as 8 perguntas deste guia. Inclusive a gente.

Este texto é um checklist de compra. Ele serve para quem está avaliando uma ferramenta para a operação de originação do fundo, seja ela feita para precatório ou não.

Por que um CRM genérico dá trabalho no fundo de precatório?

Os CRMs conhecidos do mercado são bons no que fazem: organizar contatos, negócios e follow-up. O problema é que eles foram pensados para vender um produto com preço de tabela para uma empresa. A operação de um fundo de precatório é outra coisa.

O CRM genérico não sabe o que é um precatório. Número do processo, tribunal, ano de LOA, natureza (alimentar ou comum), ente devedor, valor de face, data base. Tudo isso vira campo personalizado, configurado por alguém do fundo ou por um consultor.

O negócio não tem preço fixo. O valor de cada precatório muda com o tempo (correção) e a proposta depende de uma conta (retenções, prazo, deságio). No CRM genérico, essa conta continua numa planilha ao lado.

O funil precisa ser medido em reais de valor de face. Relatório de "quantidade de negócios por etapa" é o padrão. Relatório de "R$ de valor de face por etapa, por broker" exige montagem.

O acesso precisa ser por equipe de broker. CRMs genéricos têm permissões, mas o modelo "cada broker vê só a própria carteira, o fundo vê tudo, e isso vale para busca, relatórios e notificações" costuma exigir configuração cuidadosa, e às vezes um plano mais caro.

Nada disso é impossível num CRM genérico. Mas cada item é tempo de configuração, custo de consultoria e uma coisa a mais que pode quebrar quando o fornecedor muda o produto. No comparativo entre planilha e sistema, tem a tabela completa.

As 8 perguntas para fazer a qualquer fornecedor de CRM para fundos

1. Quais dados do precatório já vêm prontos?

Peça para ver a ficha de um precatório. Ela deve ter, sem configuração: número do processo, tribunal, ano de LOA, natureza, ente devedor, valor de face e data base. Se a resposta for "você cria os campos que quiser", anote o tempo de configuração no custo.

2. Como o sistema trata o mesmo processo vindo duas vezes?

Importe uma lista com um processo repetido e veja o que acontece. Pergunte também o que acontece quando o mesmo processo chega por dois brokers diferentes, em bases diferentes. A resposta honesta pode ser "ainda não detecta isso entre equipes". É melhor saber antes.

3. Como funciona o acesso por broker?

Peça para entrar com um usuário de broker e procurar um credor de outra equipe. Na lista, na busca, no kanban e nos relatórios. Se aparecer em qualquer lugar, o recorte não serve. Detalhamos esse desenho no post sobre acesso por broker.

4. O funil aparece em reais de valor de face, por broker?

Peça o painel que mostra quanto está em cada etapa, em R$, separado por broker. Se precisar exportar para planilha para chegar nesse número, o problema que você queria resolver continua.

5. O motivo de recusa é obrigatório e estruturado?

Tente mover um credor para "perdido" sem informar o motivo. O sistema deve impedir. E os motivos precisam ser uma lista fechada definida pelo fundo, não texto livre, para dar para comparar brokers e voltar a procurar credores depois.

6. O valor do precatório é atualizado dentro do sistema?

Pergunte qual índice o sistema usa, a partir de qual data, e se ele aplica as regras de correção em vigor. Peça para ver a conta de um precatório real. Se a correção e a proposta ficam fora, a planilha de cálculo continua existindo, e com ela o risco de proposta com valor velho. Escrevemos sobre o cálculo da proposta no guia de deságio.

7. O que fica registrado, e quem pode ver o histórico?

Mude um credor de etapa, anexe um documento, altere um valor. Depois veja se tudo aparece na linha do tempo do credor, com autor e data. Pergunte também onde os dados ficam guardados, quem do fornecedor tem acesso a eles e como o fundo exporta a base se decidir sair.

8. Quanto tempo até o primeiro broker estar trabalhando?

Peça um prazo concreto, do contrato até o primeiro broker usando a ferramenta com a base dele. Semanas de implantação são normais em CRM genérico. Numa ferramenta feita para a operação, deveria ser questão de dias. E pergunte se dá para começar com um broker só, num piloto.

Como testar numa demonstração

Demonstração com dados de exemplo mostra o melhor caso. Para testar de verdade:

1. Leve uma amostra da base real de um broker, com 50 a 100 linhas, incluindo um processo repetido e um credor com dados incompletos.
2. Peça para importar na hora. Veja quanto tempo leva e o que precisa ser ajustado.
3. Faça as perguntas 3, 4 e 5 com a base importada, e não com a de exemplo.
4. Peça para simular uma proposta num precatório da amostra e confira a conta com a sua planilha.
5. Chame um broker para a demonstração. Ele vai usar a ferramenta todo dia. Se ele não gostar, ele não usa.

Uma demonstração que não aceita a sua base costuma esconder semanas de configuração.

Qual é o melhor CRM para fundos de precatório?

O que responde bem às 8 perguntas com a sua base, e não com a de exemplo. Para um fundo que já tem um CRM genérico configurado e uma equipe para manter, faz sentido continuar. Para quem está começando a estruturar a rede, uma ferramenta feita para a operação economiza a configuração e chega mais rápido no primeiro broker trabalhando.

O prosprec é uma dessas ferramentas. Pode fazer as 8 perguntas para a gente também.

Leia também: fundo de precatório: como controlar a rede de brokers sem perder a governança.