Como organizar uma operação de compra de precatórios, do primeiro contato à cessão

A organização de precatório numa empresa compradora se resume a garantir três coisas: que cada credor da sua lista seja trabalhado uma vez só, pela pessoa certa, e que tudo o que acontece com ele fique registrado num lugar que o gestor consegue ler. Na prática, isso significa dividir o trabalho em seis etapas (lista, primeiro contato, negociação, proposta, documentos e cessão), definir o que precisa ser anotado em cada uma e medir o funil em reais, não em quantidade de leads.

Parece óbvio. Mas a maioria das empresas que compram precatório começou com uma planilha, um grupo de WhatsApp e um quadro no Trello, e foi crescendo em cima disso. Funciona com dois ou três agentes. Depois começa a vazar.

Este guia de organização de precatório é para quem é dono ou gestor de uma operação de compra e quer colocar ordem nela antes de contratar mais gente.

Organização de precatório: quais são as etapas da operação de compra?

Cada empresa dá nomes diferentes, mas o caminho de um credor até a cessão costuma passar por seis etapas.

1. Montar a lista

Tudo começa com uma base de credores: listas de precatórios por tribunal e ano de LOA, bases compradas, indicações. O trabalho aqui é limpar antes de distribuir. Isso quer dizer tirar duplicados (o mesmo processo aparecendo em duas listas é muito comum), completar os dados que faltam e classificar cada precatório por tribunal, ano de LOA, natureza (alimentar ou comum), ente devedor e faixa de valor.

A chave para deduplicar é o número do processo, não o nome do credor. Nome tem grafia diferente, abreviação, acento. Número de processo não muda.

2. Primeiro contato

O agente liga, manda mensagem, tenta de novo. A maior parte das tentativas não dá em nada na primeira vez, e é aí que mora o problema: se o resultado de cada tentativa não fica anotado, ninguém sabe se aquele credor já foi procurado, por quem e o que ele respondeu.

O mínimo a registrar em cada tentativa: data, canal, quem fez e o resultado (não atendeu, número errado, pediu para ligar depois, não tem interesse, tem interesse).

3. Negociação

O credor demonstrou interesse. Agora a conversa é sobre prazo, valor e confiança. É a etapa mais longa e a que mais depende de follow-up: o credor diz "vou conversar com meus filhos e te retorno", e se ninguém marcar a data do retorno, ele esfria.

4. Proposta

Aqui entra a conta: valor de face, correção, impostos, prazo esperado de pagamento e a margem que a empresa precisa. O resultado vira uma proposta formal para o credor, normalmente uma carta proposta.

Dois cuidados. Primeiro, a proposta tem que sair com o valor atualizado, porque proposta calculada em cima de valor velho gera desconfiança ou prejuízo. Segundo, a empresa precisa guardar qual versão da proposta foi enviada e quando, porque negociação de precatório vai e volta.

5. Documentos e análise

Proposta aceita, começa a coleta: documentos pessoais do credor, documentos do processo, certidões. Em paralelo, a análise do crédito, para confirmar que não há impedimento na cessão.

É a etapa onde mais negócio trava. Falta um documento, o credor some por duas semanas, o documento chega vencido. Sem uma lista clara do que já chegou e do que falta, o gestor só descobre o travamento quando o credor já desistiu.

6. Cessão

A cessão é formalizada (muitas operações usam escritura pública) e comunicada ao tribunal de origem e ao ente devedor, que é o que faz ela produzir efeito. Depois disso, o precatório sai do funil de compra e entra na carteira.

Vale registrar aqui o valor de face e o valor pago na cessão. São os dois números que dizem, no fim do mês, se a operação deu dinheiro.

Onde a falta de organização de precatório faz a operação perder dinheiro?

Quase nunca é numa decisão grande. É em quatro vazamentos pequenos que se repetem todo dia.

1. O mesmo credor trabalhado duas vezes. Duas listas trazem o mesmo processo, dois agentes ligam para a mesma pessoa na mesma semana. Na melhor das hipóteses é tempo jogado fora. Na pior, o credor recebe duas propostas diferentes da mesma empresa e para de confiar nas duas.

2. O histórico que vai embora com o agente. O agente sai da empresa, ou só entra de férias, e tudo o que ele sabia sobre os credores dele estava no celular ou numa aba da planilha que só ele entendia. Quem assume começa do zero, e às vezes liga para quem já tinha dito não.

3. O follow-up esquecido. O credor pediu para ligar na semana que vem. Ninguém ligou. Não existe relatório que mostre isso, porque o que não foi feito não aparece em lugar nenhum.

4. O gestor sem número. Quantos credores estão em negociação agora? Quanto isso soma em valor de face? Qual agente converte mais? Qual lista rendeu mais? Se a resposta depende de alguém montar uma planilha na sexta-feira, a operação está sendo gerida no escuro.

O que registrar e o que medir em cada etapa?

Toda organização de precatório começa por uma decisão simples: o que precisa ficar anotado, e em que momento.

Repare na última linha. Credor que recusou não é credor perdido para sempre. Quem recusou porque "achou o valor baixo" pode aceitar daqui a seis meses. Quem disse "já vendi" não. Sem o motivo anotado, a empresa não tem como separar um do outro, e a lista de recusados, que é uma base que já custou dinheiro para trabalhar, fica parada.

Meça em reais, não em quantidade de leads

Esse é o erro mais comum em relatório de operação de precatório. "O agente A converteu 12 credores e o agente B converteu 5" não diz muita coisa se os 5 do B somam três vezes mais em valor de face. Precatório não é produto de ticket fixo, e uma lista de 200 credores pequenos pode valer menos que 20 credores bem escolhidos.

Todo número importante do funil (entrada, negociação, proposta, cessão) deveria aparecer também em R$.

Organização de precatório na equipe: como dividir o trabalho?

Três regras resolvem a maior parte dos conflitos:

1. Todo credor tem um dono. Um agente responsável por vez. Quando muda de mão, muda registrado.
2. O histórico é da empresa, não do agente. Nada de anotação só no celular ou em planilha pessoal. Se não está no lugar comum, não aconteceu.
3. O gestor distribui, o agente não escolhe. Quando cada agente puxa os credores que quer da lista, os de valor alto somem primeiro e os outros ficam sem ninguém.

E uma rotina: uma vez por semana, olhar o que ficou parado. Negócio sem movimento há duas semanas quase sempre tem um motivo que dá para resolver, se alguém perguntar a tempo.

Quando a planilha deixa de dar conta?

Não existe um número exato de agentes a partir do qual a planilha para de funcionar. Mas os sinais de que ela não sustenta mais a organização de precatório são bem claros:

• dois agentes já ligaram para o mesmo credor sem saber
• você não consegue dizer, em cinco minutos, quanto está em negociação em R$
• ninguém sabe por que um credor recusou da última vez
• a planilha tem abas por agente e ninguém confia na versão consolidada
• um agente saiu e levou o histórico junto

Se dois ou mais desses já aconteceram, a operação cresceu mais que a ferramenta. Falamos disso em detalhe no comparativo entre planilha e sistema para operação de precatório.

Sistemas feitos para essa operação, como o prosprec, já nascem com a estrutura deste guia: deduplicação por número de processo, histórico de cada credor num lugar só e funil medido em valor de face. Mas dá para aplicar essa organização de precatório em qualquer ferramenta. O que importa é que elas existam.