Como escalar a operação de precatório sem multiplicar o caos

Para escalar a operação de precatório sem multiplicar o caos, padronize antes de crescer. Quando o volume dobra, o que quebra não é a capacidade de ligar para credores. Quebram as regras que viviam na cabeça de duas ou três pessoas. Antes de contratar agentes ou comprar mais listas, deixe por escrito seis coisas: como as listas viram campanhas, quais são as etapas do funil, quem aprova cada faixa de preço, quais documentos cada etapa exige, que números o gestor olha toda semana e como um agente ou broker novo começa.

Este guia é para quem já compra precatórios e quer comprar mais: empresas de compra e fundos com rede de brokers.

Este é um guia de gestão, não um parecer jurídico. Onde o texto cita regra da cessão, confirme o procedimento do tribunal do precatório com o seu advogado.

O que quebra quando a operação de precatório dobra?

Numa operação pequena, o dono sabe de cabeça quem fala com quem. Com o dobro de listas e de gente, essa memória some, e aparecem seis problemas:

• Listas duplicadas. A lista nova repete metade da anterior, e ninguém percebe até o credor reclamar da terceira ligação.
• Dois agentes no mesmo credor. Sem dono definido, dois agentes (ou dois brokers) negociam o mesmo precatório, às vezes com propostas diferentes. O credor desconfia, e a empresa perde o negócio ou paga mais.
• Preço sem padrão. Cada agente calcula o deságio do seu jeito. Uns partem do valor de face, outros do valor atualizado, alguns esquecem os descontos. A margem passa a depender de quem atendeu.
• Documentos espalhados. Identidade no WhatsApp de um, certidão no e-mail de outro. A cessão espera um papel que talvez já tenha chegado.
• Gestor sem números. Ele sabe quantas cessões fechou no mês, mas não sabe quanto valor de face está em cada etapa, qual agente converte e onde os negócios param.
• Capital travado em cessões paradas. A empresa pagou o credor, mas o registro ou a comunicação ao ente não andou. O dinheiro saiu do caixa, e sem a comunicação a cessão não produz efeito.

O último ponto é o mais caro. A Constituição diz que a cessão só produz efeitos depois da comunicação, por petição protocolada, ao tribunal de origem e ao ente devedor (art. 100, § 14). Pense numa carteira hipotética com cinco cessões de R$ 200 mil já pagas e nenhuma comunicada: é R$ 1 milhão de caixa aplicado em cessões que ainda não valem perante quem paga. O guia de cessão mostra cada passo até o registro.

O que padronizar antes de escalar a operação de precatório?

Cada problema acima tem uma regra que o evita:

1. Campanhas: cada lista entra uma vez, com dono

Organize o trabalho em campanhas, não em arquivos soltos. Uma campanha junta credores do mesmo tribunal, da mesma natureza (alimentar ou comum) e do mesmo ano de LOA, o que permite comparar resultados entre campanhas.

A regra de entrada é simples: nenhuma lista chega aos agentes sem a checagem de processo repetido. A chave é o número do processo, não o nome do credor, que vem escrito de jeitos diferentes em cada fonte. No prosprec, a importação barra o processo repetido dentro da campanha e reconhece, pelo número do processo, o precatório que já existe na base, juntando os contatos num registro só.

Na mesma hora, defina o responsável por cada credor. O guia de organização mostra como dividir a lista entre a equipe.

2. Etapas do funil com critério escrito

"Em negociação" significa uma coisa para um agente e outra para o colega. Escreva o que precisa ter acontecido para o credor entrar em cada etapa. Por exemplo: só entra em "Proposta" quem recebeu valor por escrito, e só entra em "Documentos" quem aceitou a proposta.

Com critério escrito, o funil vale o mesmo para todo mundo, e o gestor pode comparar agentes e campanhas. O guia de pipeline lista as etapas e onde cada uma trava.

3. Critério de preço e alçada de aprovação

Preço é onde o crescimento mais custa. Padronize três coisas:

1. A conta. Todos partem do valor atualizado e do valor líquido disponível, não do valor de face bruto. O guia de deságio mostra o passo a passo.
2. As faixas. Uma faixa de deságio para cada combinação de ente devedor e natureza do crédito, revista quando as condições mudam.
3. A alçada. Dentro da faixa, o agente fecha sozinho. Fora dela, ou acima de um valor definido, a proposta passa pelo gestor. Num exemplo hipotético: até R$ 300 mil de valor de face e dentro da faixa, sai direto; acima disso, alguém aprova antes do envio.

4. Checklist de documentos por etapa

Escreva o que a operação pede do credor, do crédito e do negócio, quem pede cada item e onde ele fica: sempre na ficha do credor, nunca no celular de quem negociou. Isso também cuida dos dados pessoais: o guia de LGPD explica o que fazer com CPF e documentos.

Inclua no checklist os dois passos que mais seguram capital: o pedido de registro e a petição de comunicação ao ente. Cada um com responsável e prazo, como qualquer outra tarefa.

5. Rotina de indicadores

Uma reunião curta por semana, sempre com os mesmos números, vale mais que um relatório grande por mês:

• valor de face em cada etapa, em reais
• conversão de proposta em cessão, por agente e por campanha
• negócios parados há mais tempo que o combinado em cada etapa
• tempo médio até a cessão
• cessões pagas que ainda aguardam registro ou comunicação

O prosprec, por exemplo, mostra no painel a conversão, o ticket médio, o tempo médio até a cessão e o funil em valor de face, sem montar relatório.

6. Onboarding de agentes e brokers

Agente novo sem roteiro copia o hábito do colega ao lado. Antes do primeiro contato, ele recebe o roteiro de abordagem, as faixas de preço e a alçada, o checklist de documentos e acesso só aos credores dele. Depois, um primeiro lote pequeno, acompanhado de perto.

Para fundos com rede de brokers, vale o mesmo, com uma regra a mais: o que acontece quando dois brokers trazem o mesmo processo. O guia de controle de brokers trata desse conflito.

Como saber se a operação está pronta para comprar mais precatórios?

Faça um teste. Responda a estas cinco perguntas sem perguntar nada a ninguém:

1. Quantos credores estão em cada etapa, e quanto isso soma em valor de face?
2. Quem é o responsável por um credor qualquer que você escolher agora?
3. Qual foi o deságio da última proposta enviada, e quem aprovou?
4. Que documentos faltam na cessão mais antiga em andamento?
5. Quantas cessões pagas ainda não foram comunicadas ao ente devedor?

Se alguma resposta exige abrir três planilhas ou chamar um agente, resolva isso antes de crescer. O comparativo entre planilha e sistema ajuda a decidir onde guardar essas respostas.

Leia também: Fundo de precatório: como controlar a rede de brokers sem perder a governança.