Gestão de equipe na compra de precatório: distribuição de leads e meta por agente

A gestão de equipe na compra de precatório depende de quatro decisões: como os leads chegam a cada agente, como garantir que cada credor tenha um único responsável, o que entra na meta e o que o gestor confere toda semana. Para uma empresa com 5 a 30 agentes, a regra prática é esta: a distribuição segue um critério que a equipe conhece, cada credor tem um dono nomeado, a meta mede valor de face cedido, conversão e follow-ups no prazo (e não só ligações), e a carteira de quem sai muda de mãos no mesmo dia, com o histórico junto.

Com dois ou três agentes, o dono resolve tudo de cabeça. A partir de cinco, aparecem o credor que recebe duas ligações da mesma empresa, a lista que ninguém tocou e o agente que bate a meta de ligações sem fechar nada.

Gestão de equipe de precatório: como distribuir leads entre os agentes?

Existem três modelos comuns. Cada um tem um custo.

Muitas operações misturam os modelos: a campanha define o recorte, e dentro dela os leads saem em rodízio, em lotes pequenos. Entregar a lista inteira de uma vez faz o agente escolher os credores que parecem mais fáceis e deixar o resto parado em nome dele.

Duas regras ajudam qualquer modelo:

• Lote do tamanho da capacidade. O agente recebe só o que consegue tocar dentro do prazo de primeiro contato que a empresa definiu.
• Lead parado volta para a fila. Se o credor não teve nenhuma tentativa no prazo combinado (por exemplo, uma semana), ele volta para a distribuição.

Como evitar que dois agentes trabalhem o mesmo credor?

Esse é o erro que mais queima a imagem da empresa. O credor recebe duas abordagens, às vezes com propostas diferentes, e para de confiar nas duas. Quatro cuidados evitam a maior parte dos casos:

1. Limpar a lista antes de distribuir. A chave de deduplicação é o número do processo, e não o nome do credor, como mostramos no guia de organização da operação.
2. Um credor, um responsável. Mesmo quando o credor tem mais de um precatório, um único agente fica com todos. Por isso, cruze a lista nova também pelo CPF com a base que a equipe já trabalha.
3. Consultar antes de ligar. O agente olha o histórico do credor antes do contato. Se aparece outro responsável, ele não liga: avisa o gestor.
4. Troca de dono só pelo gestor. Nenhum agente "pega" credor de colega por conta própria. A troca passa pelo gestor e fica registrada.

Numa planilha compartilhada, os itens 2 e 3 são os primeiros a falhar, porque dependem de alguém filtrar a aba certa antes de cada ligação. É um dos sinais de que a planilha não sustenta mais a operação.

Que metas fazem sentido para um agente de precatório?

Meta boa mede o que gera dinheiro e o que o agente controla. Na compra de precatório, são três números:

A conversão só vale se as etapas tiverem critério objetivo de entrada. Sem isso, cada agente move o credor quando acha que deve. O guia de pipeline mostra como definir esses critérios.

Se a documentação fica com um backoffice, a meta do agente vai até o aceite da proposta. Cobrar dele uma etapa que ele não controla gera atrito e não acelera nada.

Por que meta só de ligações distorce o resultado?

Porque ligação é atividade, não resultado. Quando ela vira a meta principal, o comportamento muda rápido:

• O agente prefere chamadas curtas e evita os credores que exigem conversa longa.
• Tentativa sem conversa passa a contar igual a uma negociação.
• O mesmo credor recebe ligações demais e para de atender.
• Os credores difíceis, que às vezes têm os créditos maiores, ficam para depois.

Número de ligações serve para diagnosticar se o problema de um agente é volume ou abordagem. A cobrança fica no valor cedido, na conversão e nos retornos no prazo.

O que o gestor deve olhar na segunda de manhã?

Uma rotina curta, sempre na mesma ordem, resolve mais do que uma reunião longa:

1. Negócios parados. Quais credores estão na mesma etapa há mais tempo do que o normal, separados por agente.
2. Follow-ups vencidos. Quais retornos combinados não foram feitos na semana anterior.
3. Leads sem tentativa. O que foi distribuído e ninguém tocou. Volta para a fila ou ganha prazo novo.
4. Valor de face por etapa. Compare com a semana anterior. Se o valor em negociação cai e nada chega à proposta, o problema está no meio do funil.
5. Conversão por agente. Não para criar ranking, e sim para saber com quem conversar e sobre qual etapa.
6. Documentação pendente. Quais cessões esperam documento e há quanto tempo.

Depois, uma conversa curta com cada agente que apareceu nos itens 1 a 3, para sair com uma data em cada pendência.

No prosprec, o painel já traz conversão, tempo médio até a cessão e o funil em valor de face, e as tarefas de retorno têm responsável e prazo. Numa planilha, monte pelo menos os itens 1 e 2 antes de qualquer outro relatório.

O que fazer com a carteira quando um agente sai?

É o momento em que a operação mais perde histórico. O que o agente sabia sobre cada credor, se estava no celular dele, vai embora junto. Um roteiro simples reduz o estrago:

1. Cortar o acesso no mesmo dia. Sistema, planilha, grupos de mensagem. Os dados incluem CPF e informação financeira, e o guia de LGPD trata desse cuidado.
2. Levantar a carteira. Tudo o que está em nome dele, separado por etapa.
3. Pedir a passagem de bastão, quando possível. Uma nota em cada negócio aberto com o último contato e o próximo passo.
4. Redistribuir por prioridade. Proposta enviada e documentação vão primeiro, para agentes mais experientes. Leads sem conversa voltam para a fila. Credor que recusou não vira lead novo: o motivo da recusa decide se vale procurá-lo de novo.
5. Continuar a conversa, não recomeçar. O novo responsável lê o histórico antes de ligar. O credor não deve ter que contar tudo de novo.
6. Combinar a comissão antes. A regra para negócios deixados em andamento precisa estar por escrito antes de alguém sair.

O item 4 só funciona se o motivo foi registrado de um jeito comparável. No prosprec, o agente escolhe o motivo numa lista fechada (valor, advogado, decisão de esperar, sem interesse, outro), e os negócios em espera ficam numa etapa "Standby" com o motivo dela, como aguardando ofício requisitório ou documento do cliente. O mesmo roteiro, em versão temporária, serve para férias.

Leia também: pipeline de cessão de precatório: as etapas e onde os negócios travam.