CRM genérico ou CRM feito para precatório: o que muda na prática

Um CRM para precatório precisa saber o que é um precatório: número do processo, tribunal, ano de LOA, natureza, ente devedor e valor de face. Um CRM genérico consegue chegar lá, mas alguém precisa configurar cada um desses campos, montar o funil em reais e manter a conta da proposta numa planilha ao lado. Um sistema feito para a operação já começa com isso pronto. A diferença aparece menos na demonstração e mais na terça-feira de manhã, quando o agente abre a ferramenta para trabalhar.

Para mostrar essa diferença, vamos acompanhar o mesmo credor nas duas ferramentas.

O credor do exemplo

Dona Maria tem um precatório alimentar contra um estado, LOA 2027, valor de face de R$ 180 mil. O nome dela veio numa lista de 1.200 credores que a empresa comprou para trabalhar este mês. O mesmo processo também estava numa lista antiga, de seis meses atrás, que ninguém terminou de trabalhar.

1. A lista chega

No CRM genérico. A lista entra como contatos ou como negócios. Para guardar tribunal, LOA, natureza e ente devedor, alguém criou campos personalizados antes, e o arquivo precisa vir com as colunas no formato certo. Se ninguém montou uma regra pelo número do processo, a Dona Maria entra duas vezes: uma pela lista nova, outra pela antiga.

No sistema feito para precatório. A lista entra numa campanha (por exemplo, "TJ estadual · alimentar · LOA 2027"), com os dados do precatório nos campos certos. O processo repetido dentro da campanha é barrado na importação, e o precatório que já estava na base, vindo da lista antiga, é reconhecido pelo número do processo e fica num registro só, com os contatos juntos.

O que muda: no genérico, evitar duplicado é uma configuração que alguém precisa lembrar de fazer e manter. Quando falha, dois agentes ligam para a Dona Maria na mesma semana.

2. O primeiro contato

Nos dois. O agente liga, registra a tentativa e marca o retorno. Aqui o CRM genérico vai bem: histórico de contatos e tarefas com data é o que ele faz de melhor.

O que muda: quase nada. Se a sua dor é só follow-up esquecido, qualquer CRM bem usado resolve. Falamos dos vazamentos mais comuns no guia de organização da operação.

3. A proposta

No CRM genérico. O agente abre a planilha de cálculo, procura o valor atualizado, aplica as retenções, chega no valor e volta ao CRM para anotar. A carta proposta é montada num editor de texto. Se a planilha de cálculo tem uma versão diferente no computador de cada agente, cada um faz a conta de um jeito.

No sistema feito para precatório. O valor é corrigido dentro da ficha da Dona Maria, a calculadora parte dele e a carta sai em PDF, guardada nos documentos da Dona Maria.

O que muda: no genérico, o momento mais delicado da negociação acontece fora do CRM. É ali que nasce a proposta com valor desatualizado. O guia de deságio mostra a conta passo a passo.

4. Os documentos

No CRM genérico. Uma lista de tarefas ("pedir RG", "pedir certidão") ou anexos soltos no negócio. Dá para montar um checklist, mas ele não sabe quais documentos uma cessão de precatório exige.

No sistema feito para precatório. Os documentos ficam na ficha da Dona Maria, separados por tipo, e qualquer pessoa da equipe vê o que já chegou sem procurar no WhatsApp do agente.

O que muda: é a etapa onde mais negócio trava depois do sim. Quanto mais fácil ver o que falta, menos credor esfria esperando uma certidão. No guia de pipeline mostramos por que a documentação é a etapa campeã dos travamentos.

5. A recusa

Digamos que a Dona Maria recusou porque achou o valor baixo.

No CRM genérico. O negócio vai para "perdido". O motivo pode ser um campo de texto livre ou uma lista que alguém configurou. Na prática, metade dos agentes escreve "não quis".

No sistema feito para precatório. O motivo é obrigatório e vem de uma lista fechada. Seis meses depois, a empresa separa quem recusou por valor (e pode ouvir uma nova proposta) de quem já vendeu (e não deve ser procurado).

O que muda: a lista de recusados vira uma base de trabalho em vez de um cemitério.

6. O relatório de sexta-feira

O dono da empresa quer saber quanto está em negociação, em reais, por agente e por lista.

No CRM genérico. O relatório padrão conta negócios. Para somar valor de face por etapa e por lista, alguém monta um relatório personalizado, quando o plano permite, ou exporta para a planilha.

No sistema feito para precatório. O funil já aparece em valor de face, por campanha e por agente.

O que muda: a diferença entre gerir pela quantidade de leads e gerir pelo dinheiro que está na mesa.

O que configurar num CRM genérico para precatório

Se a escolha for um CRM genérico, esta é a lista mínima para ele funcionar como CRM para precatório:

1. Campos do precatório: processo, tribunal, LOA, natureza, ente devedor, valor de face, data base
2. Regra de duplicado pelo número do processo, válida na importação
3. Pipeline com as etapas da cessão e critério de entrada em cada uma
4. Motivo de perda obrigatório, com lista fechada
5. Relatórios somando valor de face por etapa, agente e lista
6. Modelo de carta proposta
7. Um processo para a correção de valor e o cálculo, que vão continuar fora do CRM
8. Permissões, para cada agente ver só o que é dele, se for o caso

Cada item é um trabalho de configuração. E cada um precisa de alguém que cuide dele quando a operação mudar.

Quando o CRM genérico é a melhor escolha?

Em três situações ele faz mais sentido:

• A empresa já usa um CRM genérico bem configurado para outro negócio e a equipe já sabe usar.
• A operação de precatório é pequena e lateral, com poucas propostas por mês.
• A empresa tem alguém para administrar o CRM, que configura campos, relatórios e permissões e mantém isso funcionando.

Fora desses casos, o custo de configurar costuma ser maior que o de começar numa ferramenta que já entende a operação.

Antes de qualquer escolha, faça um teste com a sua base real. O prosprec, por exemplo, importa uma amostra da sua lista na demonstração. Vale pedir a mesma coisa a qualquer fornecedor.